Στην ενότητα αυτή θα αναφερθούμε στο περιβάλλον του Φύλλου εργασίας καθώς και σε μερικές χρήσιμες λειτουργίες του. Το Φύλλο εργασίας μοιάζει λίγο πολύ με το γνωστό Excel. Εδώ αποθηκεύονται οι απαντήσεις των ερωτώμενων σε γραμμές, ενώ οι στήλες είναι οι ερωτήσεις που έχετε εισάγει στο ερωτηματολόγιο. Στο οριζόντιο μενού συνοψίζονται όλες οι λειτουργίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να εφαρμόσετε στο Φύλλο εργασίας. Δεξιά του οριζόντιου μενού θα βρείτε την ημερομηνία ή την ώρα που υποβλήθηκε η τελευταία απάντηση.
Παρακάτω θα αναφέρουμε ενδεικτικά κάποιες κύριες λειτουργίες που μπορείτε να κάνετε στο Φύλλο εργασίας του Ερωτηματολογίου σας.
Παρακάτω θα αναφέρουμε ενδεικτικά κάποιες κύριες λειτουργίες που μπορείτε να κάνετε στο Φύλλο εργασίας του Ερωτηματολογίου σας.
Μετάβαση στο παράθυρο επεξεργασίας του Ερωτηματολογίου
Όταν ανοίγετε το έγγραφο του Ερωτηματολογίου από την λίστα των εγγράφων σας στο Google Docs, εμφανίζεται το φύλλο εργασίας και όχι το παράθυρο επεξεργασίας του Ερωτηματολογίου. Για να ανοίξετε πάλι το παράθυρο επεξεργασίας ώστε να προσθέσετε, να αφαιρέσετε ή να αλλάξετε τις Ερωτήσεις ακολουθήστε τα παρακάτω 4 βήματα:
Βήματα:
1
Επισκεφτείτε την ιστοσελίδα http://drive.google.com. Αν δεν είστε ήδη συνδεμένοι στο Google, πληκτρολογήστε το όνομα χρήστη και τον κωδικό του λογαριασμού σας.
2
Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί θα βρείτε όλα τα έγγραφά που έχετε δημιουργήσει στο Google Docs. Αν δεν τα βλέπετε πατήστε Ο δίσκος μου (My drive) από το αριστερό κάθετο μενού (ή Πρόσφατα), όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
3
Από την λίστα των εγγράφων εντοπίστε και πατήστε το Ερωτηματολόγιο σας για να ανοίξει.
4
Θα εμφανιστεί το φύλλο εργασίας του Ερωτηματολογίου όπου - όπως είπαμε - αποθηκεύονται οι απαντήσεις των ερωτώμενων. Από το οριζόντιο μενού πατήστε Φόρμα(x) (Form) > Επεξεργασία φόρμας (Edit form).
Ο αριθμός x που βρίσκεται σε παρένθεση κολλητά στο μενού Φόρμα αποτελεί τον αριθμό των ερωτώμενων που πήραν μέρος στην Έρευνα σας.
Ο αριθμός x που βρίσκεται σε παρένθεση κολλητά στο μενού Φόρμα αποτελεί τον αριθμό των ερωτώμενων που πήραν μέρος στην Έρευνα σας.
Μετάβαση στην δημοσιευμένη μορφή του ερωτηματολογίου
Μπορείτε να μεταβείτε στην δημοσιευμένη μορφή του Ερωτηματολογίου σας επιλέγοντας το μενού Φόρμα(x) > Μετάβαση σε φόρμας πραγματικού χρόνου (Go to live form).
Αποστολή Ερωτηματολογίου
Μπορείτε και από εδώ να στείλετε το ερωτηματολόγιο σας με email για να το διαδώσετε. Επιλέξτε το μενού Φόρμα(x) > Αποστολή φόρμας (Send form). Θα εμφανιστεί το μικρό παράθυρο όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε τα emails των αποδεκτών όπως αναλυτικά είδαμε στην ενότητα Κοινοποίηση-διάδοση του Ερωτηματολογίου σας και στην παράγραφο Διαδώστε το Ερωτηματολόγιο σας με email.
Εμφάνιση σύνοψης των απαντήσεων
Το Google Docs δημιουργεί αυτόματα γραφήματα που σας δίνουν μια συνολική εικόνα των απαντήσεων. Για να δείτε αυτά τα γραφήματα επιλέξτε το μενού Φόρμα(x) > Εμφάνιση σύνοψης απαντήσεων (Show summary of responses).
Παύση αποδοχής απαντήσεων
Όταν νομίζετε ότι έχετε συγκεντρώσει αρκετές απαντήσεις για την έρευνα σας, μπορείτε να σταματήσετε να δέχεστε απαντήσεις. Ουσιαστικά με την επιλογή αυτή απενεργοποιείτε το Ερωτηματολόγιο σας και πλέον δεν είναι διαθέσιμο στο Internet. Για να το κάνετε αυτό αφαιρέστε το tick από το μενού Φόρμα(x) > Αποδοχή απαντήσεων (Accepting responses).
Αυτόματες ειδοποιήσεις στο email σας
Μπορείτε να ορίσετε πότε θα λαμβάνετε αυτόματες ειδοποιήσεις. Για παράδειγμα μπορείτε να ορίσετε να λαμβάνετε ενημερωτικό email κάθε φορά που κάποιος συμπληρώνει το Ερωτηματολόγιο. Για να ορίσετε κανόνες ειδοποίησης επιλέξτε το μενού Εργαλεία (Tools) > Κανόνες ειδοποίησης (Notifications rules).
Εξαγωγή ως αρχείο Excel, OpenDocument, pdf ή ιστοσελίδας
Αν και στο φύλλο εργασίας του Google Docs μπορείτε να κάνετε σχεδόν ότι και στο Excel ή στο OpenDocument (όπως εισαγωγή/διαγραφή στηλών, ταξινόμηση δεδομένων, εφαρμογή φίλτρων, εισαγωγή γραφημάτων κτλ), μπορείτε να εξάγετε τις απαντήσεις σε μορφή Excel ή OpenDocument ώστε να συνεχίσετε εκεί την επεξεργασία των απαντήσεων. Επίσης έχετε την δυνατότητα να εξάγετε το φύλλο εργασίας ως pdf, απλό κείμενο (.txt) ή ως ιστοσελίδα. Για να εξάγετε το φύλλο εργασίας επιλέξτε το μενού Αρχείο (File) > Λήψη ως (Download as) > και τον τύπο αρχείου στο οποίο θέλετε να το εξάγετε.
